Factura del proveedor, obligación y calendario de pagos de 13 semanas
Actualizado 31/8/2026
Cómo crear un proveedor, procesar su factura, vincular el gasto a un vuelo y gestionar obligaciones recurrentes de manera que el calendario de pagos no cuente el mismo gasto dos veces.
Guía de usuario
Directorio de proveedores
1
Cree la ficha del proveedor
Pestaña «Fournisseurs» → «Nouveau fournisseur». Indique el nombre, ICE, ciudad, plazo de pago y artículo de gasto por defecto: combustible, peajes, ferry, leasing, seguro, reparación, neumáticos, tránsito, alquiler, subcontratación.
Importante. El subcontratista es el mismo proveedor con la categoría «sous-traitance». No es necesario crear un directorio separado: así, el gasto por un camión ajeno entra en la misma caja y en el mismo margen.
2
Complete los datos bancarios de inmediato
RIB será necesario cuando comience a recopilar órdenes de pago: una línea sin datos no entrará en el archivo para el banco y quedará en estado «Bloqué». Completarlo en la ficha toma un minuto, buscarlo luego el lunes por la mañana toma media hora.
Guía de usuario
Procesamiento de la factura
3
Ingrese la factura tal como llegó
Pestaña «Factures» → «Nouvelle facture». El número se toma del papel del proveedor: es ajeno, y el producto no lo asigna por sí mismo. Indique la fecha, el plazo de pago, los montos y el IVA, adjunte un escaneo.
Importante. La unicidad se considera como el par «proveedor + número»: la misma factura de AFRIQUIA no pasará dos veces, pero el mismo número de otro proveedor será aceptado sin problemas.
4
Vincule la línea al vuelo, si el gasto se relaciona con él
Gasóleo de un vuelo específico, ferry, peaje, rotación de subcontratistas: indique en la línea el número de misión. Esta es la única forma de que el costo aparezca en el margen del vuelo y en la economía unitaria del camión.
Importante. La vinculación se realiza al ingresar la factura, no al final del mes. Más tarde, nadie recordará a qué vuelo pertenecía el repostaje.
5
Procese la factura y controle los retrasos
El botón «Valider» convierte la factura en confirmada, «Régler» registra el pago. El filtro «En retard» muestra los retrasos. La alerta por la factura del proveedor se activa en el día 15: el doble que la del cliente, porque un proveedor no pagado deja de cargar.
Guía de usuario
Obligaciones y calendario
6
Cree pagos recurrentes
Leasing, alquiler de depósitos, salarios, CNSS, suscripciones: estas son obligaciones: monto, periodicidad, día del mes. Entrarán en el calendario de pagos antes de que el proveedor envíe el papel, y son ellos los que hacen que la previsión sea honesta.
Importante. El pago «el día 31» no desaparece en febrero y no se traslada arbitrariamente: el producto lo fija en el último día del mes.
7
Vincule la factura recibida con la expectativa
Cuando la factura de la obligación llega, vincúlela al pago esperado. El evento se considera una vez: la línea deja de ser una expectativa y se convierte en una factura.
Importante. Por lo tanto, el total «Total à décaisser» no es igual a la suma de las columnas «Attendu» y «Facturé» — así está escrito. Sumar manualmente significa duplicar el leasing cada mes.
8
Confirme las discrepancias de manera explícita
Si la factura llegó por un monto diferente al esperado, el sistema rechazará una vez y mostrará la diferencia. Se puede procesar, pero la confirmación permanecerá en la línea: la discrepancia se convierte en una decisión humana, no en una corrección silenciosa.
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